Việc đào tạo, hướng dẫn cách dùng máy quẹt thẻ khi thanh toán là 1 bước quan trọng trong quá trình đào tạo nhân viên thu ngân. Nhận biết thẻ và sử dụng máy quẹt thẻ thành thạo giúp cho quá trình thanh toán được rút ngắn, mang lại trải nghiệm mua hàng tốt cho khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các cách dùng máy quẹt thẻ khi khách hàng yêu cầu thanh toán bằng thẻ ngân hàng.
1. Máy quẹt thẻ là gì?
Máy quẹt thẻ hay còn gọi là máy cà thẻ – là thiết bị hỗ trợ thanh toán bằng thẻ ngân hàng, được cung cấp bởi ngân hàng hoặc tổ chức tài chính nhất định. Các thiết bị quẹt thẻ này có thể hỗ trợ thanh toán hầu hết các ngân hàng trong phạm vi 1 quốc gia nào đó.
Ngoài ra, các máy quẹt thẻ còn được thiết kế để thực hiện thanh toán cho nhiều loại thẻ khác nhau (thẻ ngân hàng băng từ, thẻ ngân hàng gắn chip,…), cung cấp bởi nhiều tổ chức khác nhau (VISA, MasterCard, JCB, UnionPay,…)
2. Nhận biết thẻ ngân hàng
Việc nhận biết thẻ ngân hàng là thuộc loại thẻ nào giúp cho quá trình xử lý thanh toán của nhân viên thu ngân trở nên nhanh hơn. Do vậy, việc tiên quyết phải làm đầu tiên trước mỗi giao dịch thanh toán bằng thẻ ngân hàng là nhận biết thẻ đó là thẻ gì, cần thanh toán bằng máy POS như thế nào?
Thẻ ngân hàng băng từ
Để nhận biết thẻ băng từ, nhân viên thu ngân cần kiểm tra phần sau của thẻ. Khi thấy thẻ có phần vạch ngang màu đen như trên hình mô tả, thì đây là thẻ băng từ. Cần kiểm tra các thông tin trên thẻ như:
- Tên chủ thẻ – Cardholder name
- Hạn sử dụng của thẻ – Card expery date
- Mã số thẻ – Card number
- Mã xác minh của thẻ – Card Verification Value (ở mặt sau)
Nhận biết thẻ ngân hàng băng từ
Với thẻ có băng từ, nhân viên thu ngân cần thực hiện thanh toán bằng các quẹt thẻ qua khe đọc thẻ của thiết bị. Lưu ý: sử dụng phần thẻ có chứa băng từ để quẹt vào khe đọc thẻ.
Cách dùng máy quẹt thẻ thanh toán thẻ băng từ
Sau đó, khi máy quẹt thẻ yêu cầu nhập mã PIN của thẻ, đưa thiết bị quẹt thẻ cho khách hàng và yêu cầu nhập mã PIN của thẻ. Mã PIN này chính là mã xác thực để thực hiện giao dịch ở cây ATM.
Yêu cầu khách nhập mã PIN của thẻ để thanh toán
Thẻ ngân hàng gắn chip
Đối với thẻ ngân hàng có gắn chip, ta sẽ thấy con chip của thẻ được gắn ở mặt trước của thẻ. Thông thường, con chip sẽ được gắn ở ngay phía trên dòng mã số thẻ. Sau khi nhận thẻ, nhân viên vẫn phải kiểm tra các thông tin trên thẻ như đối với thẻ băng từ.
Thẻ ngân hàng có gắn chip nhớ
Để thanh toán bằng thẻ có gắn chip, nhân viên thực hiện cắm phần thẻ có gắn chip vào khe đọc chip của thiết bị thanh toán. Sau đó giữ nguyên thẻ cho đến khi kết thúc giao dịch.
3. Cách sử dụng máy quẹt thẻ thanh toán thẻ chip
Ngoài ra, hiện nay, một số thẻ chip còn có thể thực hiện thanh toán không tiếp xúc (Contactless), trên thẻ có biểu tượng thanh toán không tiếp xúc (bên cạnh chip của thẻ).
Thẻ ngân hàng gắn chip có tích hợp công nghệ Contactless
Đối với thẻ này, nhân viên thu ngân cần thực hiện chạm thẻ vào phần đầu của máy POS (nơi chứa thiết bị quét). Đặt thẻ ở phần đầu máy POS cho tới khi giao dịch được hoàn thành.
Thanh toán không chạm bằng thẻ có công nghệ Contactless
Các cách dùng máy quẹt thẻ
4. Các dùng máy quẹt thẻ của ngân hàng
Thanh toán thông thường:
Với từng loại thẻ khác nhau, chúng ta sẽ thực hiện các bước thanh toán khác nhau tương tự với từng loại thẻ.
Bước 1: Chọn chế độ tương tự với từng loại thẻ (đối với thẻ chip – chọn Sale, đối với thẻ băng từ – chọn Verify)
Bước 2: Cắm/quẹt thẻ tương ứng với từng loại thẻ
Bước 3: Nhập số tiền cần thanh toán
Bước 4: Kiểm tra số tiền cần thanh toán
Bước 5: Nhấn Enter để thực hiện thanh toán
Bước 6: Sau khi máy POS in ra hóa đơn, yêu cầu khách ký nhận vào hóa đơn
Bước 7: Giao cho khách bản sao của hóa đơn vừa được ký, giữ lại bản chữ ký thật của khách.
Thanh toán trả góp:
Tùy thuộc vào từng máy POS do ngân hàng cung cấp mà chức năng trả góp sẽ được tích hợp trong máy POS. Nhưng thông thường, việc thanh toán trả góp bằng máy POS của ngân hàng được thực hiện như một giao dịch thanh toán thông thường.
Sau đó, nhân viên thu ngân sẽ thực hiện chuyển đổi khoản thanh toán vừa giao dịch sang trả góp trên hệ thống của ngân hàng đã liên kết với máy POS. Việc chuyển đổi sang trả góp thực hiện như thế nào sẽ phụ thuộc vào từng hệ thống của từng ngân hàng. Tuy nhiên, bạn sẽ được nhân viên tư vấn, lắp đặt hướng dẫn cụ thể trong từng trường hợp.
Hủy giao dịch:
Việc hủy giao dịch trên POS của ngân hàng có 2 cách khác nhau:
- Hủy trực tiếp trên POS:
Bước 1: Nhân viên thu ngân vào Menu của máy POS
Bước 2: Chọn Void/Hủy giao dịch
Bước 3: Nhập password của máy POS
Bước 4: Nhập mã hóa đơn cần được hủy
Bước 5: Kiểm tra số hóa đơn, số tiền của hóa đơn tương tự
Bước 6: Chọn Enter để hủy giao dịch Sau khi thực hiện hủy giao dịch, máy POS sẽ in ra hóa đơn hủy giao dịch tương ứng với hóa đơn đã thanh toán.
- Hủy trên hệ thống của ngân hàng:
Với giao dịch đã được kết toán. Vui lòng liên hệ trực tiếp với ngân hàng cung cấp máy POS để thực hiện hủy giao dịch.
Cách sử dụng máy quẹt thẻ mPOS qua ứng dụng mPOS
Đối với máy quẹt thẻ mPOS, đầu tiên hãy bật nguồn của thiết bị quẹt thẻ, sau đó kết nối với máy POS bằng bluetooth của máy điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng đã cài đặt ứng dụng mPOS. Link cài đặt ứng dụng mPOS:
- Hệ điều hành Android:
- Hệ điều hành IOS:
Thanh toán thông thường
Đối với thanh toán thông thường. Hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn thanh toán quẹt thẻ trên ứng dụng mPOS
Bước 2: Nhập số tiền thanh toán, email chủ thẻ, số điện thoại chủ thẻ và mô tả giao dịch
Bước 3: Sau khi nhấn thanh toán, hãy cắm/quẹt thẻ theo đúng loại thẻ tương ứng.
Bước 4: Chờ đợi máy POS nhận thẻ và báo thanh toán thành công
Bước 5: Nếu thanh toán thành công, đưa thiết bị (điện thoại thông minh/máy tính bảng) cho khách hàng để thực hiện ký trên màn hình chữ ký. Và hoàn tất giao dịch.
Thanh toán trả góp:
Đối với thanh toán trả góp, hãy thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn ngân hàng trả góp (Ngân hàng phát hành thẻ của khách hàng)
Bước 2: Nhập số tiền trả góp, email chủ thẻ, số điện thoại chủ thẻ và mô tả giao dịch.
Bước 3: Cắm/quẹt thẻ tương ứng với từng loại thẻ.
Bước 4: Nếu thành công, thiết bị sẽ chuyển sang màn hình ký. Đưa cho khách hàng thực hiện ký và hoàn tất giao dịch
Các quy trình hoàn thành giao dịch trả góp trên mPOS
Sau khi hoàn tất các giao dịch, sẽ có email gửi hóa đơn online về cho cả chủ cừa hàng và khách hàng khi giao dịch được xác nhận.
Hủy giao dịch:
Để hủy giao dịch, quý khách hàng vui lòng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản mPOS trên ứng dụng
Bước 2: Chọn lịch sử giao dịch
Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản
Bước 4: Chọn giao dịch chưa kết toán để thực hiện hủy
Bước 5: Hủy giao dịch Nếu giao dịch của quý khách đã được kết toán. Vui lòng liên hệ với mPOS để được hỗ trợ xử lý hủy giao dịch.
Cách sử dụng máy quẹt thẻ SmartPOS
Với thiết bị quẹt thẻ thông minh SmartPOS, quý khách không cần kết nối SmartPOS với thiết bị khác (điện thoại thông minh, máy tính bảng) mà sẽ thực hiện tất cả các bước sau trên thiết bị SmartPOS.
Thanh toán thông thường:
Thanh toán bằng thẻ:
Bước 1: Lựa chọn thanh toán quẹt thẻ. Sau đó nhập số tiền, mô tả giao dịch, số điện thoại chủ thẻ, email chủ thẻ và chọn tiếp tục.
Bước 2:
- Đối với thẻ ATM (Quẹt dứt khóa theo khe quẹt bên phải thiết bị). Nhập mã PIN đối với thẻ ATM (thẻ Visa/Master/JCB bỏ qua bước này).
- Đối với thẻ chip (Cắm thẻ vào khe dưới SmartPOS.
- Đối với thẻ contactless (Chạm thẻ lên phần đầu của thiết bị SmartPOS)
Bước 3: Ký tên và xác nhận.
Bước 4: Hoàn thành giao dịch. Nhấn “in hóa đơn” để in bill cho khách hàng.
Thanh toán QR CODE
Bước 1: Lựa chọn thanh toán QR CODE. Nhập số tiền, mô tả giao dịch, số điện thoại và email chủ thẻ.
Bước 2: Mở ứng dụng internet banking và chọ QR PAY. Thực hiện quét mã và kiểm tra thông tin thanh toán. Nếu chính xác, hãy xác nhận thanh toán.
Bước 3: Hoàn thành giao dịch. Nhấn “in hóa đơn” để in bill cho khách hàng.
Thanh toán trả góp:
Bước 1: Lựa chọn trả góp 0%. Sau đó chọn ngân hàng trả góp (ngân hàng phát hành thẻ của khách hàng).
Bước 2: Kiểm tra thẻ trả góp (Nhập 6 số đầu của thẻ). Chú ý: Chỉ chấp nhận thanh toán trả góp bằng thẻ tín dụng.
Bước 3: Nhập số tiền. Chọn loại thẻ thanh toán và kỳ hạn trả góp. Sau đó nhập thông tin chủ thẻ như: số di động, email, số CMND và nội dung giao dịch. Nhấn quẹt thẻ.
Bước 4:
- Đối với thẻ chip (cắm thẻ vào khe dưới SmartPOS)
- Đối với thẻ contactless (chạm thẻ vào phần đầu SmartPOS)
Bước 5: Ký tên xác nhận. Lưu ý: Đọc điều kiện chuyển đổi trả góp của ngân hàng phát hành thẻ.
Bước 6: Hoàn tất thanh toán. Nhấn “in hóa đơn” để in bill cho khách hàng.
Hủy giao dịch:
Các bước hủy giao dịch trên SmartPOS cũng tương tự với hủy giao dịch trên mPOS. Trên đây là hướng dẫn nhận biết các loại thẻ ngân hàng và cách sử dụng máy quẹt thẻ để thanh toán khi khách hàng yêu cầu thanh toán bằng thẻ. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp cho các chủ cửa hàng, doanh nghiệp rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên thu ngân trong quá trình làm quen với máy quẹt thẻ.